Organizacion de eventos

Como organizar un gran evento

Para cualquier tipo de fiestas o eventos, preparar, organizar y detallar con una cierta anticipación, previendo nuestras virtudes y defectos, es importante y fundamental tanto asumir responsabilidades como saber delegarlas.
En la organización de una fiesta se busca el éxito, y el sabor de boca que deja a su fin, se rige por nuestra personalidad, ganas e intenciones. Será esto lo que la hará diferente a otras.


Qué festejamos
Como ya dijimos, es la "razón de la fiesta". Pensar en cómo va a ser, incluye también al esquema, lo que pasará en cada momento, lo que les gustaría que ocurriese en ella. Piensen en una película u obra de teatro, habrá un arranque, un nudo o desarrollo, un desenlace.

Modos de festejo
En este punto no piensen en el acto o fiesta en sí, sino en la trascendencia que estén buscando; será entonces, elegante y formal o distendido e informal.
Es aconsejable comenzar los preparativos con un año de anticipación y más si se trata de grandes celebraciones o eventos con cierta envergadura.
Hay un tiempo para cada cosa y una cosa para cada tiempo, improvisar nunca da buenos resultados.
Es importante que consideren la ayuda que van a necesitar en la celebración, esto va a pasar por la contratación de una cierta cantidad de empresas y servicios para fiestas que la harán posible. Recordemos supervisar a aquellas personas que deseemos que estén en nuestra fiesta o evento y que tengan la posibilidad de asistir.
Para calcular la fecha de alquiler de salones, hay 3 puntos vitales: La época. Sería el mes o estación del año que les interesa hacer su fiesta o evento. Piensen en el frío, calor o lluvias. De esta manera sabrán si el
evento será en exterior, (quintas y estancias) o dentro de un salón de fiestas o recepción para fiestas. Además van a determinar los horarios y el tipo de vestido de fiesta o traje de novio. Con cierta anticipación encontrarán hasta las rebajas de temporada.
Seleccionen las empresas de catering más apropiadas de acuerdo al clima de la época y el lugar. La organización de una fiesta busca el éxito y el sabor que deja su fin.
Por último conocerán de acuerdo a sus intenciones, si es un período vacacional la posibilidad de ausencias y presencias de las personas.

El dinero y los precios
Deben estar acorde a su realidad y considerar el nivel económico real. Realizar una fiesta o evento generalmente nos da un rojo en nuestro presupuesto, pero conociendo la fecha tendrán la posibilidad de ahorrar previamente, recuerden los aguinaldos, sueldos extras, plazos fijos, posibilidad de pagar en cuotas, abrir una cuenta bancaria a modo de lista de casamiento o ese pariente tan querido... en fin, todo es válido.


Cuando contratar
Tanto si se trata de casamientos, 15 años, fiestas de fin de año, bar o bat mitzva, luna de miel o la organización que fuere, no siempre las fechas programadas coinciden con la disponibilidad de los servicios, iglesias, salones de fiesta, catering, fotografía, hoteles, viajes, salones infantiles, etc.
Tengan en cuenta los tiempos de contratación de servicios de agencias
de turismo, si van a viajar en temporada pueden caer en lista de espera.
Importante: no apresurarse, consultar mínimo tres presupuestos de empresas de cada uno de los servicios, comparar paquetes iguales, el grupo humano, el profesionalismo, su estructura y calidad. Recuerden la diferencia entre barato y económico. Lo barato es un menor precio sobre una misma propuesta, y lo económico son diferentes precios sobre diferentes propuestas.

este video nos muestra algunos de los servicios que podemos incorporar a nuestro evento y nos da un modelo del resultado dela organizacion


acceda a puntos basicos de una organizacion
http://www.slideshare.net/charobelen/power-pint-de-organizaciones-2666517

Izarnotegui.com
Cómo organizar eventos de manera exitosa
28 08 2006
La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1º Debemos definirir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.
2º Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.
3º Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización.
4º Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento.
5º Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.
6º Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.
7º Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.
8º Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.
9º Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos.
10º Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.
11º Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, Internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo.
12º Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.
13º El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.
14º Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

video, consejo como organizar un evento:


pawer point de como organizar un evento
http://www.slideshare.net/antobustamante92/organizacion-de-evento

Analisis FODA

Analisis Foda

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Catering

Le ofrécenos el mejor menú y servicios de catering, para que con sus invitados disfruten de un agradable e inolvidable momento.
Le ofrecemos servicios de lunch, los mejores mozos para que usted disfrute de una velada inolvidable.

Tarjetería y Souvenir

Nosotros les diseñaremos las invitaciones con la ultima tendencia acorde a la ocasión propuesta por el cliente, incluyendo souvenir para que se lleven el mejor recuerdo para siempre.

Contrataciones

Para más información podrá consultar a nuestros teléfonos:
(2983)-15648524
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También podrá consultar y dejar su comentario a nuestra
Dirección de e-mail:eesc@yahoo.com.ar

Ambientacion

El servicio de nuestra empresa cuenta con una ambientación para los distintos tipos de gustos; ya sean fiestas infantiles, cumpleaños de 15, de 40, de 60…casamientos, etc.
La selección y ambientación del lugar donde se realizara el evento es fundamental.
En Eventos y Estilos te brindamos una gran variedad de opciones para elegir a gusto, dependiendo el tipo de evento que quiera realizar.
Ofrecemos una elegante ambientación con mesas redondas y/o cuadradas, sillas vestidas, sillones, manteles de todos los colores, la mejor vajilla, el infaltable cotillon de cada fiesta, y por supuesto contrataremos el mejor salón si es que no cuentas con uno.

Fotos y videos

Sabemos que las mejores fotos se sacan con el alma. Te ayudamos a recordarlo constantemente, con la mejor calidad de imágenes y videos. Podes llevarte los mejores momentos vividos de tu fiesta.

Animación

Sabemos que un evento jamas llega a ser una fiesta sin una correcta y explosiva animación, por eso te ofrecemos lo mejor que jamas hayas imaginado lleno de ritmo y diversión.

Te ofreceremos show inolvidables con los cuales podras divertirte y brindarles a tus invitados un momento sorprendente lleno de magia y alegría.
Contamos con avanzados equipos de audiovisión y de alta calidad para brindarte un show de iluminación y juegos de sonidos .

Contamos tambien con servicios de filmación y fotografías. Podrás llevarte los recuerdos de éste momento inolvidable y también mostrarles a tus amigos y familiares, a travez de nuestras pantallas gigantes, diapositivas con los mejores momentos de tu vida.

Nosotros sabemos lo que necesitas, vos sabes que debes elegirnos!